- Để thiếu sót các hạng mục, có thể bạn sẽ không đủ ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chu đáo và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
- Người làm sự kiện chuyên nghiệp phải biết cách dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ chi phí thiếu hụt đáp ứng các khoản phát sinh. Dù event ở bất kì quy mô nào thì việc thiết lập ngân sách dự trù và chi tiêu trong ngân sách đã định đó đều cần thiết và không thể bỏ qua.
 |
| Hướng dẫn các bước để lập kinh phí cho Sự Kiện hợp lí nhất - 1 |
- Mời bạn cùng Seminarsaigon tìm hiểu một số vấn đề cần đặc biệt chú ý khi hoạch định ngân sách cho tổ chức sự kiện.
- Nghiên cứu kỹ Proposal trước khi lập dự trù chi phí
- Để lập dự toán được chu đáo, điều cần thiết nhất là phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện, để biết chúng ta cần gì cho chương trình đó. Nếu chủ quan, bạn có thể vô tình bỏ qua một vài hạng mục quan trọng và kết quả là ngân sách dự trù không đủ để thực hiện.
 |
| Hướng dẫn các bước để lập kinh phí cho Sự Kiện hợp lí nhất - 2 |
Liệt kê tất cả hạng mục cần sử dụng
- Bước kế tiếp, người làm sự kiện phải liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho việc tổ chức về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà các hạng mục sẽ được định ra sao cho phù hợp. Thường thì bảng ngân sách dành cho một sự kiện thường có các khoản mục sau:
1. Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
2. Đồ ăn thức uống
3. Về phần trang trí (phần này gồm có những mục như: hoa, bóng bay, cổng chào, …)
4. Chuẩn bị những thiết bị nghe nhìn (âm thanh ánh sáng, thiết bị trình chiếu, …)
5. Văn nghệ
6. Set up (sân khấu, bàn ghế, nhà bạt, thảm, … nếu thứ này không có trong phí thuê địa điểm)
7. Việc thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
8. Photo, camera
9. Những điều chỉnh của nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
10. Game, quà tặng
11. Đi lại, vận chuyển
12. Giao tiếp (nếu liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách…)
13. Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
14. Hàng nghìn vấn đề linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..)
15. Chi phí dự phòng, phát sinh
 |
| Hướng dẫn các bước để lập kinh phí cho Sự Kiện hợp lí nhất - 3 |
==> Xem Thêm
- ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP, UY TÍN, GIÁ CẢ HỢP LÍ
- Nguyên Tắc Cơ Bản Để Bố Trí Sân Khấu Hội Trường
- Thiết Kế Hội Trường Màu Đỏ Sang Trọng
- Địa điểm thuê phòng học giá rẻ tại TpHCM
- NHỮNG MÓN ĂN VẶT TEABREAK EXPRESS TẠI TP HCM
- Ở một, hai lần đầu tiên, hãy đưa những người có kinh nghiệm tổ chức event xem bảng dự trù kinh phí của bạn để họ góp ý cho bạn về những thiếu sót nếu có. Lý do là sự thiếu kinh nghiệm của bạn sẽ kéo theo việc không biết dự lượng một hạn mức phù hợp chocác hạng mục cần có trong sự kiện.
- Ví dụ: Để đón tiếp 1000 khách cùng một lúc, bạn không biết phải bố trí việc Check in và số lượng PG đón tiếp như thế nào cho phù hợp, không có cảnh xô đẩy, chen lấn nên kết quả là bạn dự trù số lượng PG và bàn tiếp tân quá nhiều, dẫn đến ngân sách sẽ bị đội lên. Hoặc bạn tổ chức sự kiện trong một hội trường lớn nhưng không biết công suất âm thanh nào là phù hợp cho khán phòng đó. Hãy liên lạc ngay nhà cung cấp âm thanh để được tư vấn chứ đừng đoán bừa và đưa ra con số áng chừng.
Chơi với tiền không bao giờ dễ dàng
- Ngoài ra, có những sự kiện mà người muốn tổ chức thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Lúc đó bạn phải cân nhắc kỹ những gì cần và không cần. Nếu ngân sách thiếu hụt, chúng ta phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những khoản có mức độ cần thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.
- Một yếu tố khác cũng không kém phần quan trong đó là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện”. Một event luôn có thể phát sinh những việc chúng ta không lường trước được. Vì vậy, khoản dự phòng này giúp người làm sự kiện hạn chế những rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng sự kiện.
- Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường hoặc các dịch vụ Tổ chức tiệc Tea Break cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256 hoặc xem tại : seminarsaigon.vn
SeminarSaiGon - Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
Popular
Tags
Videos
0 nhận xét:
Đăng nhận xét