 |
| Các bước tổ chức sự kiện và một số lưu ý - 1 |
Một số lưu ý trong khi tổ chứ sự kiện:
- Thường thì khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Nếu đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng được tổ chức tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Nếu cẩn thận hơn thì bạn nên thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.
- Đã có nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Với hệ thống máy lạnh khá kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng cũng như việc chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc thì doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.
- Đồng thời sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Những người mẫu cũng không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ cũng sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong một sân khấu sự kiện cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc những trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…
- Người dẫn chương trình (MC) cũng phairi là người có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Bên làm chương trình cũng sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!
 |
| Các bước tổ chức sự kiện và một số lưu ý - 2 |
==> Xem Thêm
- ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP, UY TÍN, GIÁ CẢ HỢP LÍ
- Nguyên Tắc Cơ Bản Để Bố Trí Sân Khấu Hội Trường
- Thiết Kế Hội Trường Màu Đỏ Sang Trọng
- Địa điểm thuê phòng học giá rẻ tại TpHCM
- NHỮNG MÓN ĂN VẶT TEABREAK EXPRESS TẠI TP HCM
- Quan trọng nhất chính là không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có nhiều việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức sẽ không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này chắc chắn sẽ phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.
- Một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp thì chắc chắn người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Do đó cho nên người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Vậy làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Nhưng thực tế thì đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.
- Bạn cũng có thể gặp những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là về chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam trong một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài thì là bảy ngày. Ai lo về viêc tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp!
- Hơn nữa việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào mà hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là…nói xạo!
- Trên đây là một số chia sẻ của Seminarsaigon về các bước tổ chức sự kiện và một số lưu ý để bạn có thể tổ chức được sự kiện tốt nhất!
- Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường hoặc các dịch vụ Tổ chức tiệc Tea Break cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256 hoặc xem tại : seminarsaigon.vn
SeminarSaiGon - Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
Popular
Tags
Videos
0 nhận xét:
Đăng nhận xét