- Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này chắc chắn sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực để tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ khách hàng (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
 |
| Các bước mà một event luôn phải trải qua trong quá trình tổ chức sự kiện - 1 |
Viết ra các chương trình (proposal): chính là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình tổ chức sự kiện này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thường thì đối với 1 event thì đây chính là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Tuy nhiên thì 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
Hoạch định: đó cũng chính là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định chính là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng cũng như trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
Thực hiện các kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
 |
| Các bước mà một event luôn phải trải qua trong quá trình tổ chức sự kiện - 2 |
Tổ chức event đồng thời theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những khi mà có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
==> Xem Thêm
- ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP, UY TÍN, GIÁ CẢ HỢP LÍ
- Nguyên Tắc Cơ Bản Để Bố Trí Sân Khấu Hội Trường
- Thiết Kế Hội Trường Màu Đỏ Sang Trọng
- Địa điểm thuê phòng học giá rẻ tại TpHCM
- NHỮNG MÓN ĂN VẶT TEABREAK EXPRESS TẠI TP HCM
Họp rút kinh nghiệm: sau khi sự kiện đã kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra cũng như quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe thì bạn tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Việc này cũng đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể nàymà Seminarsaigon chia sẻ sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu được và đồng cảm với công việc của mình.
- Quý khách có nhu cầu muốn thuê hội trường hoặc các dịch vụ Tổ chức tiệc Tea Break cũng như cần được tư vấn thông tin vui lòng liên hệ qua 0964.356.256 hoặc xem tại : seminarsaigon.vn
SeminarSaiGon - Cho Thuê Phòng Uy Tín Tại TP. HCM
Popular
Tags
Videos
0 nhận xét:
Đăng nhận xét